YUNIT NG KORESPONDENSYA: MGA FUNCTION, ISTRAKTURA, KAHALAGAHAN - TALASALITAAN NG KULTURA - 2025

Ang yunit ng pagsusulatan ay isang istasyon ng trabaho na tumatanggap, nag-uuri, nagrekord at sentral na namamahagi ng panloob at panlabas na komunikasyon at mga dokumento para sa lahat ng mga miyembro ng isang samahan sa pagitan ng iba't ibang mga dibisyon. Ang layunin nito ay upang matiyak na sila ay maihatid sa kanilang tatanggap nang mahusay, mabilis at sa pinakamahusay na mga kondisyon.

Ang mga pribado at pampublikong entidad o korporasyon ay nagpapatupad ng programa sa pamamahala ng dokumento upang mai-streamline ang mga proseso ng pagkontrol sa sulat. Ito ay isang proseso na isinama sa mga dinamikong pang-organisasyon at pinapayagan ang pagkakamit ng mga layunin ng kumpanya.

Tinitiyak ng yunit ng sulatin ang mahusay at mabilis na paghahatid ng impormasyon sa loob ng isang kumpanya. Pinagmulan: pixabay.com

Mula sa mga lumang archive hanggang sa digital na panahon, ang pamamaraan ng samahan ng kagawaran na ito ay may layunin na payagan ang madaling pag-access sa dokumentaryo na impormasyon ng interes at pag-iingat ng mga talaan ng control, mga file, mga manual manual at lahat ng kasaysayan ng kumpanya sa pisikal at / o digital na format.

Sa kasalukuyan may mga software na binuo upang mapabilis ang pamamahala ng dokumento, na nagkaroon ng positibong epekto sa kapaligiran sa kapaligiran, dahil ang pisikal na file ay may posibilidad na mawala at ang pagkonsumo ng papel ay maiiwasan.

Gayundin, ang paghahatid o pagtanggap ng mga sulat sa pamamagitan ng intranet at extranet ay ginawang mas pabago-bago at mabilis.

Mga Tampok

Ang yunit ng pagsusulatan ay may mga tiyak na pag-andar na nakalaan upang idokumento, ayusin at mahusay na ipamahagi ang mga sulat na naglalaman ng impormasyon na likas na ibinigay sa negosyo o serbisyo, pati na rin ang lahat ng mahahalagang dokumentasyon upang suportahan ang aktibidad ng administratibo at pang-organisasyon.

Ang mga tukoy na pag-andar ng yunit ng pagsusulatan ay kasama ang sumusunod:

- Kontrolin ang pagpasok at paglabas ng mga dokumento.

- Ipamahagi ang mga komunikasyon sa mga kaukulang lugar.

- Pagproseso ng mga sulat at komunikasyon na nabuo sa loob at panlabas.

- Mga dokumento sa pag-scan.

- Order, pag-uri-uriin at ilarawan ang mga dokumento ng pondo ng dokumentaryo ng kumpanya.

- Panatilihin at kontrolin ang paggawa ng dokumentaryo.

- Magtalaga ng sunud-sunod na mga numero sa pagsusulatan na ginawa o natanggap (pag-file).

- Piliin ang mga dokumento at komunikasyon na dapat itago at ilipat ang mga ito sa gitnang archive.

Istraktura

Ang yunit ng pagsusulatan ay isinaayos ayon sa laki at katangian ng kumpanya o institusyon. Sa pangkalahatan ay nakasalalay sa isang punong tanggapan na nahahati sa dalawang mga subunit: ang isa para sa pagpasok at ang isa para sa exit.

Ang bawat subunit ay may mga tiyak na pag-andar na naglalayong sa pamamahala at kontrol ng lahat ng bagay na may kinalaman sa parehong panloob at panlabas na sulat. Ang mga uri ng mga yunit ay nakabalangkas tulad ng sumusunod:

Pamumuno

Tinutukoy nito ang mga regulasyon at patakaran na nagpapangatwiran, pamantayan at regulahin ang paggawa ng mga dokumento, mga pamamaraan ng pamamahagi, pagpapadala at pagtanggap ng mga sulat at mga takdang gawain ng mga miyembro ng departamento. Ibig sabihin, sa isang pinag-ugnay na paraan nila ang dokumento at proseso ng pamamahala ng archive at ang mahusay na systematization.

Pagtutugma ng mga subunit

Siya ang namamahala sa pagpapatupad ng mga pamamaraan ng pamamahagi at kontrol sa lugar ng pamamahala ng dokumento batay sa mga patakaran at regulasyon na itinatag ng kumpanya. Nahahati ito sa:

Papasok na sulat

Ang mga ito ang mga dokumento na dumating at nakadirekta sa iba't ibang mga kagawaran ng institusyon. Ang mga dokumento ay natanggap sa lugar na ito. Bago mai-sealing ang pagtanggap ng resibo, dapat mapatunayan na:

- Talagang nilayon sila para sa institusyon o kumpanya.

- Ang bagay ay likas sa institusyon o kumpanya.

- Ang mga ito ay nararapat na nabuklod at nilagdaan.

- Ang mga annex, kung mayroon man, kumpleto na. Kung hindi sila, ang pag-angkin ay dapat gawin kaagad sa nagbigay sa pamamagitan ng pagsulat o pasalita.

- Ang subunit stamp ay nakakabit sa petsa at oras ng pagtanggap.

Kontrol at paghahatid

Kung gayon ang mga dokumento ay inuri sa pamamagitan ng paglalagay ng simbolo na naaayon sa departamento kung saan dapat silang ipadala. Ang pagpaparehistro ay isinasagawa ayon sa pangunahing data ng kontrol, tulad ng petsa ng pagtanggap, kagawaran na kung saan ito nakalaan, numero ng kontrol sa pagrehistro at ang data ng orihinal na nagpadala.

Matapos ang yugto ng dokumentasyon at pag-uuri, isinasagawa ang pamamahagi, na binubuo ng pagpapadala ng sulat sa bawat departamento o ahensya. Ang nasabing departamento ay magpapatuloy upang ilagay ang stamp ng pagkilala sa pagtanggap at kasunduan.

Kung sakaling matukoy na ang isang dokumento ay hindi tinutugunan sa institusyon o hindi sa loob ng kakayahang ito, ibabalik ito sa nagpadala ng pinagmulan na may nararapat na paliwanag.

Palabas na sulat

Ang lugar na ito ay namamahala sa pagtanggap ng mga sulat at mga dokumento mula sa bawat departamento ng kumpanya o institusyon at pag-aayos ng mga ito ayon sa kanilang patutunguhan. Gagawin nito ang pagpapadala sa mga nauugnay na mga channel kapag napatunayan nila ang mga sumusunod:

- Ang mga dokumento ay dapat isulat sa institusyonal na papel.

- Ang mga dokumento ay dapat lagdaan (kapwa ang orihinal at ang kopya).

- Ang mga Annex ay dapat na nakakabit.

- Ang mga detalye ng tatanggap at address ay dapat tama.

- Ang check-out at pag-check-out ay dapat lumitaw kasama ang petsa at code.

Matapos suriin at maaprubahan ang data at mga katangian na itinatag para sa kargamento, nagpapatuloy kami upang magbigay ng katibayan ng resibo.

Ipinagpapalagay ng lugar na ito ang responsibilidad ng pagpapadala at paghahatid sa mga patutunguhan matapos na maisaayos ang mga ito ayon sa ruta (sa pamamagitan ng koreo, personal o direkta, sa pamamagitan ng isang palitan, bukod sa iba pa).

Ang mga sobre ay bibigyan ng label at ang mga dokumento na naglalaman nito ay makikilala sa mga control control o mga invoice ayon sa mga paraan na ipinadala sila. Dapat mong ibalik ang isang kopya ng mga dokumento na naselyohan at nilagdaan bilang patunay ng resibo.

Sa wakas, sila ay nai-file sa alpabetong, numero, pampakay o sunud-sunod na pagkakasunud-sunod upang isagawa ang check-out at magtatag ng kontrol.

Kahalagahan

Ang yunit ng pagsusulatan ay isang sensitibo at lubos na kumpidensyal na lugar. Nakasalalay ito na ang mga relasyon at komunikasyon sa loob at labas ng institusyon ay isinasagawa sa isang mabisa at napapanahong paraan.

Ang kahalagahan ng yunit ng pagsusulatan ay nakasalalay sa katotohanan na ito ang dapat na ginagarantiyahan ang pangangalaga, pag-iingat at pag-iingat ng mga dokumento na bumubuo sa memorya ng institusyon o kumpanya.

Ang pangunahing layunin ay upang magbigay ng pag-access sa isang napapanahong paraan sa nakasulat na impormasyon na hawakan sa loob ng entidad.

Mga Sanggunian

1. "Unit ng Pagkakaugnay" sa Unibersidad ng Santiago de Cali. Nakuha noong Hulyo 8, 2019 mula sa University of Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 na mga hakbang upang maayos na mabuo at ayusin ang mga tala ng iyong kumpanya" sa Hindi sila mga papeles. Nakuha noong Hulyo 8, 2019 mula sa Walang papeles: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organisasyon ng mga dokumento" sa mga Gawain. Nakuha noong Hulyo 8, 2019 mula sa mga Gawain: blogspot.com
4. "Mga panloob na regulasyon para sa pag-file at pagsusulat" sa National Fire Department ng Colombia. Nakuha noong Hulyo 8, 2019 mula sa National Fire Department ng Colombia: mga bumbero.mininterior.gov.co
5. "Ang sulatin at mga yunit ng archive sa pederal na pampublikong sektor" Monterrey Institute of Technology at Higher Studies. Nakuha noong Hulyo 9, 2019 mula sa Monterrey Institute of Technology at Higher Studies: itesm.mx