ANG 15 PINAKAMAHALAGANG PAG-ANDAR NG TANGGAPAN NA PINAGKADALUBHASAAN MO - JOB - 2025

Ang tungkulin ng opisina na pinamamahalaan nito ay ang mga gawaing pang-administratibo na isinasagawa ng mga tauhan ng isang kumpanya, samahan o institusyon, at kung saan kinakailangan para sa pagpapatakbo ng pareho. Kung magawa nang mahusay, ang mga resulta ay karaniwang mas mahusay kaysa sa kung hindi maganda gawin.

Ang gawain sa opisina ay karaniwang may regular na Lunes hanggang Biyernes na nagsisimula sa 8 o 9 ng umaga at tumatagal hanggang alas-4 o 5 ng hapon, bagaman nag-iiba ito ng bansa o rehiyon.

Karamihan sa mga trabaho sa opisina ay nangangailangan ng mga pangunahing kasanayan tulad ng: matatas na komunikasyon sa bibig, ang kakayahang sumulat, mag-file, at ilang karanasan sa mga kagamitan sa opisina tulad ng mga computer, photocopier, atbp.

Depende sa antas ng posisyon o responsibilidad na ipinapalagay, hinihiling nito na ang tao ay magkaroon ng isang teknikal, unibersidad o ika-apat na antas ng edukasyon.

Ang pangunahing tungkulin ng opisina na pinagkadalubhasaan mo

1- Pagpaplano

Ito ang una at pinakamahalaga sa mga gawain dahil binubuo nito ang pagtukoy kung paano maaaring mag-ambag ang mga pamamaraan at istraktura ng organisasyon sa plano ng negosyo.

Mayroong mga teknolohikal na tool na makakatulong sa mga pamamaraan na ito sa ibang pagkakataon na tinukoy sa mga gawain na ipinamamahagi sa mga miyembro ng koponan, ngunit ang mabuting pagpaplano lamang ang makakasiguro na ang lahat ay magtatapos sa pagdaragdag sa layunin ng negosyo.

Ang pangkalahatang pagpaplano ay nangangailangan ng isang malinaw na pangitain sa negosyo at isang tiyak na antas ng hierarchical sa loob ng kumpanya, ngunit ang bawat miyembro ng koponan ay dapat magplano ng kanilang trabaho upang matugunan nila ang mga naitatag na layunin at deadline.

2- Transkripsyon at / o pagsulat ng ulat

Ang isang gawain na araw-araw na sumasakop sa oras ng mga nagtatrabaho sa isang tanggapan ay ang pagsulat, sa anumang daluyan, ng mga ulat na sumusuporta o detalyado ang kanilang mga pag-andar o nagsisilbi upang ipaliwanag sa natitirang bahagi ng kanilang mga kasamahan ang mga detalye (background, pagsulong, resulta, kalamangan at kahinaan. cons, atbp.), ng isang partikular na proyekto.

Ang mga dokumentong ito ay nagsisilbing isang talaan ng aktibidad ng samahan na kinabibilangan ng tanggapan na iyon, para sa mga hinaharap na pag-audit o mga pagsusuri.

3- Dadalo sa mga pagpupulong

Sila ay mga pagpupulong sa pagitan ng mga miyembro ng isang koponan sa trabaho kung saan ipinagpapalit ang mga ideya tungkol sa mga kasalukuyang proyekto, ipinakita ang mga bagong panukala, mga presentasyon, mga ulat o ulat ay ibinahagi.

Karaniwan silang may layunin na ihanay ang lahat na naroroon sa pagkamit ng isang karaniwang layunin, pagtatalaga ng mga tungkulin, gawain at mga deadline sa bawat isa. Naglilingkod din sila upang malutas ang mga problema na maaaring lumabas sa pagganap ng mga gawain.

Karaniwan silang may isang napaka-tinukoy na dalas, tagal at dinamika. Gayundin, ang tinalakay sa kanila ay karaniwang naitala sa ilang minuto o minuto para sa pag-file.

Ang ilang mga organisasyon ay nagsasagawa ng mga pagpupulong araw-araw, ang iba ay ilang araw sa isang linggo, ang iba tuwing dalawang linggo, at ang iba pa buwanang. Ang dalas ng mga pagpupulong ay nakasalalay sa bawat kumpanya at mga pangangailangan nito.

4- Iskedyul ng mga pagpupulong

Ito ay tungkol sa pag-coordinate ng agenda ng lahat ng mga tao na dapat na nasa isang pulong sa isang paraan na pinamamahalaan nilang magkatugma sa isang tiyak na lugar at oras.

Maaari itong maging isang nakasisindak na gawain, kaya ang pag-asa sa teknolohiya ay maaaring maging isang magandang ideya. Mayroong mga aplikasyon, tulad ng Iskedyul ng OO, na nagbibigay-daan sa iyo upang awtomatikong mag-iskedyul ng mga pagpupulong, na nagpapahintulot sa mga paanyaya na makita ang mga magagamit na mga petsa at pumili ng isang oras na maginhawa para sa kanila.

5- Suriin ang email sa corporate

Ito ay isang gawain na maaaring tumagal ng mahabang panahon. Ang isang ulat ng Adobe na inilathala noong 2016, na nagreresulta mula sa isang self-pinangangasiwaan na survey ng higit sa 1,000 mga manggagawa, ay nagpapahayag na gumugugol kami ng isang average na 20.5 na oras bawat linggo na suriin ang aming email sa trabaho.

Ang pag-uuri, pagbabasa at pagsagot sa mga email ay isang pangkaraniwang anyo ng komunikasyon at pinapayagan ang pagpapalitan ng mga file at impression na may kaugnayan sa isang proyekto o proseso ng organisasyon.

Bagaman ang mga kumpanya ay patuloy na naghahanap ng mas mahusay na mga paraan upang pamahalaan ang mga email, mayroon ding mga application tulad ng mga Smart Labels ng Gmail para dito.

Ang isa pang paraan upang i-streamline ang gawaing ito ay isama ang karaniwang mga template ng email, o mga teksto na maaaring maipadala nang may kaunting pagbabago sa iba't ibang mga tatanggap at sa iba't ibang oras.

6- Pamamahala sa pananalapi

Sa gawaing ito, dapat tiyakin na ang pera ay tumutupad sa ikot ng buhay nito sa pagbili at pagbebenta ng mga produkto at serbisyo; naipadala ang lahat ng mga invoice, nai-post, bayad, at ipinadala. Siyempre mayroong mga tanggapan na ginagawa lamang ito.

Kasama sa aktibidad na ito ang pagpapanatili ng mga account sa pananalapi at mga ligal na dokumento na na-update upang walang mga problema sa ligal na balangkas na may kinalaman sa samahan.

7- Logistik

Tinitiyak ng pagpapaandar na ito na ang lahat ng mga kalakal na may kaugnayan sa gawain ng kumpanya ay dalhin papunta at mula sa mga bodega at customer. Kasama rin dito ang pakikipag-ugnay sa mga supplier upang makakuha ng mga hilaw na materyales para sa paggawa ng mga bagong produkto.

Ang layunin ng pag-andar na ito ay upang matiyak na ang kumpanya ay may kanya-kanyang lahat ng kinakailangan upang mapanatili ang paggawa ng mabuti o serbisyo na ito ay nagpapatalakal.

8- Tumawag ng pansin

Sa isang tanggapan ay kinakailangan ding sagutin ang telepono, dahil ito ay isang paraan ng komunikasyon sa mga kliyente, supplier at kasama ng kanilang mga katrabaho.

Kahit na tila isang simpleng gawain, nangangailangan ito ng isang tiyak na protocol dahil maaari itong maging tinig na ang isang tao sa labas ng kumpanya ay nakikipag-ugnay sa imahe nito. Samakatuwid, mahalaga na ang mga patakaran ng kagandahang-loob ay iginagalang, isang institusyonal na tono ay pinananatili, ang dami ng boses at ang bokabularyo na ginamit ay katamtaman.

Ang isa pang mahalagang piraso ng impormasyon, na kung minsan ay hindi napapansin kapag naisakatuparan ang pagpapaandar na ito, ay isulat ang mas maraming data hangga't maaari tungkol sa taong nasa kabilang panig ng telepono; Mapapakain nito ang database ng contact ng kumpanya at magbibigay-daan sa iyo upang maayos na mag-follow up sa bagay na tinalakay sa pag-uusap sa telepono.

9- File samahan

Karamihan sa mga gawain na naisakatuparan sa isang tanggapan, ay bumubuo ng ilang dokumento: mga invoice, tala, minuto, minuto, ulat ng benta, atbp.

Sa digital o sa papel, ito ay isang dami ng impormasyon na nangangailangan ng isang tao na namamahala sa katalogo, pag-archive at pangangalaga dito ayon sa antas ng kahalagahan nito para sa negosyo.

Malinaw na ito ang huling puntong ito, na sa pangangalaga ng impormasyon, ay isang isyu na naging sakit ng ulo para sa maraming mga samahan, na kung saan ang dahilan kung bakit mas maraming mga tool, protocol at pamamaraan ang umuusbong na nagbibigay ng seguridad sa file at paghahatid ng data. sensitibong data sa isang samahan.

Sa ilang mga kaso, ang mga panlabas na hard drive ay ginagamit, habang sa iba ay may mga espesyal na server para sa mga kasong ito o mga platform ng imbakan sa "ulap" tulad ng Microsoft OneDrive, Google Drive o Apple iCloud.

10- Pamamahagi ng mail ng kumpanya

Ang isang gawain na, sa kabila ng hindi nangangailangan ng isang napakataas na pagsasanay sa akademiko, ay nangangailangan ng mahusay na samahan, responsibilidad at isang pakiramdam ng pagkadali, ay ang pamamahagi ng sulat sa loob ng opisina.

Ang sketsa ng isang disenyo, ang credit card na ipinadala ng bangko, ang mga invoice mula sa isang tagapagtustos o ang tugon ng sulat mula sa isang nilalang ng gobyerno, ay ilan sa mga dokumento na maaaring hinihintay ng sinumang empleyado at kung saan maraming iba pang mga proseso sa loob ng kumpanya.

11- Serbisyo sa customer

Ang function na ito ay binubuo ng pisikal na paghahatid ng mga customer na may mga katanungan o reklamo tungkol sa mga produkto o serbisyo na inaalok ng kumpanya.

12- Pagpi-print at pagkopya ng mga dokumento

Binubuo ito ng pag-print ng mga dokumento na dapat na panatilihing pisikal o paggawa ng mga kopya ng mga dapat itago sa dobleng o maihatid sa mga manggagawa ng kumpanya.

13- Mga panayam ng kandidato

Ito ay isa sa mga gawain ng proseso ng pagpili ng mga tauhan. Maaari silang isagawa nang paisa-isa o sa mga grupo, iyon ay, nakatuon sa isang solong kandidato o sa marami.

14- Pagbili ng mga gamit at mga gamit sa opisina

Ang mga supply ng opisina ay mahalaga para sa kahusayan nito. Ang mga gamit sa kagamitan, printer tinta, packaging o papel ay dapat palaging magagamit, kaya dapat mayroong isang namamahala sa kanilang pamamahala.

15- Mga pagpapaandar sa administrasyon

Ang mga pamamaraang pang-administratibo ay mahalaga para sa isang kumpanya upang mapanatili ang katatagan at makamit ang tagumpay sa negosyo. Ang pagkakaroon ng kamalayan sa mga ligal na isyu, papeles at iba pang mga burukratikong scheme ay ilan sa mga pagpapaandar na ito.

Mga Sanggunian

1. Audra Bianca (s / f). Organisasyon ng opisina at mga tip sa pagpaplano. Nabawi mula sa: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 mga tungkulin sa opisina na maaari mo at dapat awtomatikong. Nabawi mula sa: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Gaano karaming oras ng iyong buhay na nasayang mo sa email sa trabaho? Subukan ang aming nakakalungkot na calculator. Nabawi mula sa: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Listahan ng mga Trabaho na Nagtatrabaho sa isang Opisina. Nabawi mula sa: work.chron.com.
5. Ano ang ginagawa ng isang katulong sa opisina. Nabawi mula sa learn.org.
6. Ano ba talaga ang ginagawa ng mga tao sa mga trabaho sa opisina. Nabawi mula sa: reddit.com.