ANG 7 PINAKA NATITIRANG PAG-ANDAR NG ISANG SEKRETARYA - JOB - 2025

Ang pangunahing mga tungkulin ng isang sekretarya ay kasama ang pamamahala ng agenda, paghahatid ng publiko at paghawak ng kumpidensyal na impormasyon. Ito ang taong namamahala sa pagsasagawa ng mga gawain sa tulong na pangasiwaan sa isang tanggapan.

Ang posisyon na ito ay maaaring hawakan ng isang lalaki o isang babae, kahit na ang pinaka-karaniwang ay ito ay isang babae na nagsasanay nito.

Karaniwan silang namamahala sa mga kumpidensyal na gawain ng mga tao na may isang tiyak na hierarchy sa loob ng kumpanya, tulad ng mga direktor, tagapamahala, pangulo, at iba pa. Ginagawa nila ang kanang kamay ng ehekutibo para sa kanilang pinagtatrabahuhan.

Kung maliit ang kumpanya, ang pangunahing gawain ng kalihim ay nauugnay sa mga pangunahing gawain sa tanggapan.

Ang ilang mga bansa sa mundo ay naglalaan ng isang espesyal na araw sa kanya sa loob ng taon upang pasalamatan at ipagdiwang ang kanyang gawain. Halimbawa, sa Colombia, Peru at Mexico sa araw ng kalihim ay Abril 26, habang sa Venezuela ito ay Setyembre 30.

Ang 7 pangunahing tungkulin ng isang kalihim

Ang trabaho ng isang sekretarya ay ang pagbibigay ng suporta at pakikipagtulungan sa kanyang boss upang maaari niyang ganap na matupad ang kanyang tungkulin sa loob ng samahan, nang walang pagkaantala o pagkagambala.

Bagaman ang kalikasan ng kumpanya ay nakakaapekto sa uri ng trabaho na kinakailangan ng isang sekretarya, masasabi na ang pangunahing pangunahing pag-andar nito ay:

1- Pamamahala ng Agenda

Responsibilidad ng kalihim na panatilihin ang agenda ng taong pinagtatrabahuhan niya hanggang sa kasalukuyan. Doon dapat mong ipakita ang lahat ng iyong mga pangako sa trabaho at kung minsan ay mga personal.

Dapat mo ring panatilihin ang isang talaan ng data ng lahat ng mga tao at mga institusyon na dapat na nauugnay sa iyong employer.

Ang agenda ng isang sekretarya ay madalas na nagsisilbing operational log ng ehekutibo para sa kung saan siya nagtatrabaho.

2- Pansin sa publiko

Ang pansin sa publiko ay isa sa mga pangunahing gawain na dapat gawin ng kalihim. Dapat mong sagutin ang mga tawag at itala ang dahilan para sa kanila, pati na rin ang lahat ng data na nagpapahintulot sa iyong employer na epektibong mag-follow up sa bagay na ito.

Siya rin ang taong tumatanggap ng mga bisita sa opisina. Ito ang dahilan kung bakit mahalaga para sa kalihim na mapanatili ang isang imahe na naaayon sa imahe ng korporasyon ng lugar ng trabaho.

Ang kanyang tungkulin doon ay hindi lamang upang batiin at gawin ang paghihintay para sa mga bisita na magiliw, ngunit din upang bigyan ang mga unang tagubilin at gabay sa organisasyon ng kultura at panloob na proseso ng kumpanya.

3- Pamamahala ng dokumento

Bilang karagdagan sa pagiging isang taong tumatanggap at humahawak ng sulat mula sa kanyang boss, ang isang sekretarya ay sumulat, nagbabasa, tumugon, at nag-file ng karamihan sa mga sulat, abiso, memo, at email ng kanyang employer.

Upang matapos ito, dapat mong gamitin ang ilang mga aplikasyon ng software na nagbibigay-daan sa iyo upang maghanda ng mga naturang dokumento na may higit na liksi at bilis.

Ang pagiging tiyak ng mga kakayahang ito ay depende sa uri ng trabaho na kinakailangan sa lugar kung saan ka nagtatrabaho.

Ang kalihim ay namamahala sa database ng contact ng kanyang boss at mga file na nakasulat na sulat, pati na rin ang mga minuto ng pulong at iba pang mga dokumento ng interes sa loob ng opisina.

Ito ang kalihim na karaniwang tumatala sa mga bagay na tinalakay sa mga mahahalagang pulong.

4- Pamamahala ng sensitibong impormasyon (panloob at panlabas)

Kabilang sa mga pagpapaandar na nakikilala sa isang mahusay na sekretarya ay ang sapat at mahusay na hawakan ang lahat ng napakahalagang impormasyon para sa pagpapatakbo ng kumpanya o institusyon kung saan siya nagtatrabaho.

Halimbawa, dapat kang magkaroon ng kontrol sa mga ligal na dokumento na maaaring hiniling ng mga katawan ng gobyerno anumang oras.

Maaari ka ring magkaroon ng access sa impormasyon mula sa kapaligiran o mula sa alinman sa mga aktor na may kaugnayan sa kumpanya. Ang impormasyong ito ay dapat na pinamamahalaan sa isang maingat, mahusay at napapanahong paraan.

5- Organisasyon ng tanggapan

Ang sekretarya ay dapat gumana at mapanatili ang kagamitan sa tanggapan at kasangkapan sa bahay: mga telepono, photocopier, printer, projector, kasangkapan sa bahay, pag-file ng mga kabinet, bukod sa iba pa.

Siya ang siyang kumokontrol sa imbentaryo ng mga gamit at kagamitan sa opisina. Pinapanatili nito ang pisikal at elektronikong mga system ng file nang maayos upang ang impormasyon ay madaling makuha kung kinakailangan.

Ang sekretarya ay dapat magkaroon ng isang malinis at maayos na workspace, dahil kadalasan ito ang isa sa mga unang bagay na nakikita ng mga tao sa labas ng kumpanya kapag pumapasok sa mga pasilidad nito.

6- Paghahanda ng mga pagtatanghal

Karaniwan dapat ipakilala ng isang ehekutibo ang kanyang mga ulat sa anyo ng mga pagtatanghal na magbubuod at magraranggo ng impormasyon. Para sa gawaing ito ay karaniwang humihingi siya ng tulong sa kanyang sekretarya.

Ang tao na nasa sekretarya ay dapat tiyakin na ang impormasyon na lumilitaw doon ay tama ay sumasalamin sa data na nais ibabahagi ng kanyang boss.

Dapat ding maging maingat na ito ay isang pagtatanghal na walang mga error sa pagbaybay at naaayon ito sa pagkakakilanlan ng graphic ng kumpanya.

7- Pagsubaybay sa administratibo

Responsibilidad din ng isang sekretarya na magkaroon ng kamalayan na ang mga patakaran at pamamaraan na kinakailangan upang alagaan ang mga ari-arian ng kumpanya o institusyon kung saan siya nagtatrabaho ay sinusunod.

Ayon sa hierarchical level ng kanyang boss, maaaring i-validate ng kalihim ang kawastuhan ng data na sumasalamin sa detalye ng mga operasyon sa badyet.

Ang isang sekretarya ay dapat mag-ingat sa pamamahala ng pamamahala at ng tamang pangangasiwa ng mga mapagkukunan sa loob ng opisina.

Ang virtual secretary

Sa pagtaas ng mga online na trabaho, ang pigura ng mga online secretary o virtual assistants ay bumangon.

Ang mga sekretaryong ito ay ginagawa ang karamihan sa mga gawain na inilarawan sa itaas ngunit malayuan. Sa mga kasong ito, ang mga sekretaryo ay naniningil para sa kanilang mga serbisyo sa oras o sa pamamagitan ng proyekto.

Mga Sanggunian

1. Kultura ng Pera (2015). Ang 4 pangunahing tungkulin ng kalihim. Nabawi mula sa: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Listahan ng mga tungkulin ng isang sekretarya. Nabawi mula sa: work.chron.com
3. Pymex (2016). Mga function at responsibilidad ng Administrasyong Kalihim. Nabawi mula sa: pymex.pe
4. Boluntaryo Ngayon (s / f). Ano ang papel ng kalihim? Nabawi mula sa: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Ano ang mga function ng isang sekretarya bilang isang katulong sa isang manager? Nabawi mula sa: pyme.lavoztx.com