ANO ANG SIKLO NG BUHAY NG MGA DOKUMENTO? - TALASALITAAN NG KULTURA - 2025

Ang siklo ng buhay ng mga dokumento ay binubuo ng sunud-sunod na mga yugto kung saan ang isang file ay pumasa sa buong kapaki-pakinabang na buhay nito. Ang mga phase na ito ay mula sa paglikha ng isang dokumento, sa lahat ng mga gamit at pagbabago nito, hanggang sa sandali na masira o permanenteng nai-archive.

Ang konsepto ng siklo ng buhay ng mga dokumento ay nilikha sa Estados Unidos pagkatapos ng World War II. Ito ay dahil sa pangangailangan upang makahanap ng isang naaangkop na paraan upang mahawakan ang isang malaking bilang ng mga file na naipon.

Pinagmulan ng larawan: Wikimedia.org.

Ang bawat disiplina ay lumalapit sa siklo ng buhay ng mga dokumento nang naiiba, isinasaalang-alang ang pokus nito at ang likas na katangian ng archive. Halimbawa, ang siklo ng buhay ng isang ligal na dokumento ay maaaring may iba't ibang mga yugto kaysa sa isang dokumento sa pang-akademiko.

Sa bawat kaso, ang mga pagsasaalang-alang kung gaano katagal dapat na panatilihin ang isang dokumento, kung paano ito dapat maiimbak o kung ano ang dapat na tamang paggamit ay nag-iiba. Katulad nito, mayroon ding iba't ibang mga diskarte sa mga yugto ng ikot ng buhay nito.

Halimbawa, maaaring mayroong mga dokumento na walang halaga sa isang kumpanya o isang entity ng gobyerno dahil sa kanilang edad. Gayunpaman, ang parehong mga archive ay maaaring magkaroon ng isang mataas na makasaysayang halaga para sa isang museo.

Ang isa pang pangunahing pagkakaiba ay ang umiiral sa pagitan ng mga dokumento na digital at digital. Bagaman ang kahalagahan ay namamalagi sa nilalaman ng mga dokumento, ang pagkakaroon ng mga digital na file ay nagpapahiwatig ng mga detalye sa kanilang paghawak at sa mga yugto ng kanilang siklo ng buhay.

Ang tatlong edad ng mga dokumento

Larawan: slideplayer

Noong 1972, iminungkahi ng istoryador na si Carlos Wyffels ang teorya ng Three Ages. Ayon dito, ang mga dokumento ay mga bagay na may mahalagang proseso kung saan ang kanilang mga gamit ay nagbago.

Sa pangkalahatan, ang mga dokumento ay nasa ilalim ng masinsinang paggamit kaagad pagkatapos ng paglikha at para sa isang tinukoy na oras. Gayunpaman, sa paglipas ng panahon ang paggamit na ito ay nabawasan hanggang sa sandali kung saan ito tumitigil nang ganap, alinman dahil ang mga ito ay nai-archive o nawasak.

Ayon kay Wyffels, ang siklo na pinagdadaanan ng lahat ng mga dokumento ay nahahati sa tatlong edad: ang administratibo o aktibong edad, ang tagapamagitan o semi-aktibong edad, at ang hindi aktibo o makasaysayang edad.

Pangangasiwa o aktibong edad (file ng pamamahala)

Tumutukoy sa aktibong panahon ng isang dokumento. Nagsisimula ito sa sandali ng paglikha nito at dumaan sa iba't ibang yugto kung saan madalas itong kumonsulta, ilipat at ibinahagi.

Halimbawa, ang edad ng administratibo ng isang utility bill ay nagsisimula kapag nabuo ito. Pagkatapos, panatilihin ang paglipat para sa isang limitadong oras: habang ang isang poster ay naghahatid o e-mail ito, kapag nagtanong ka, at kapag nagbabayad ka.

Ang intermediate o semi-aktibong edad (gitnang file)

Ito ay ang panahon kung saan ang dokumento ay nawala ang pagiging kapaki-pakinabang kung saan ito nilikha. Samakatuwid, hindi ito aktibo sa paggamit tulad ng sa edad na administratibo. Gayunpaman, napapanatili ito at maaaring konsulta nang madalas.

Halimbawa, ang intermediate age ng isang utility bill ay nagsisimula kapag, pagkatapos mabayaran ito, ito ay nai-file sa isang folder. Malamang na hindi na ito muling ikonsulta, gayunpaman, pinapanatili ito sa file kung sakaling may pag-aalala.

Ang semi-aktibong buhay ng mga dokumento ay maaaring variable depende sa uri ng dokumento at depende sa konteksto. Ang isang ligal na dokumento, halimbawa, ay maaaring magkaroon ng mas mahabang aktibong buhay kaysa sa isang bayarin sa utility.

Ang hindi aktibo na edad o kasaysayan ng edad (makasaysayang archive)

Tumutukoy sa huling panahon ng mga archive. Gayunpaman, hindi lahat ng mga file ay may parehong patutunguhan. Depende sa kanilang likas na katangian, maaari silang maisagawa o makasira.

Ang mga makasaysayang archive ay ang mga may halaga ng kultura o pananaliksik. Samakatuwid, sa yugtong ito, ang mga pamamaraan ng pangangalaga ay hinahangad na mapanatili ang mga ito nang ganap hangga't maaari.

Mga yugto sa siklo ng buhay ng mga dokumento

Ang teorya ng tatlong edad ay itinatag sa isang pangkalahatang paraan ang mga pangunahing yugto na pinagdadaanan ng lahat ng mga dokumento. Gayunpaman, mayroon ding iba pang mga tiyak na yugto na tumutukoy sa pagiging kapaki-pakinabang at paghawak ng mga dokumento.

Ang mga yugto na napupunta sa isang dokumento ay nakasalalay sa halaga nito, paggamit nito, at konteksto nito. Ayon sa mga katangiang ito, natutukoy kung aling mga phase na dapat itong dumaan at kung ano ang mga probisyon sa teknikal at administratibo para sa bawat isa sa kanila.

Ito ang ilan sa mga pangunahing yugto na ang isang dokumento ay dumadaan sa buong kapaki-pakinabang nitong buhay:

1-Paglikha: binubuo ng paglikha ng dokumento, alinman sa naka-print o digital na format.

2-Imbakan: ayon sa format kung saan nilikha ang dokumento, ito ay nakaimbak ng pisikal o digital. Sa ilang mga kaso, isinasaalang-alang din ang yugto ng pag-digit, kung ito ay bahagi ng proseso.

3-Kategorization: tumutukoy sa samahan, pag-uuri o pag-index ng mga dokumento ayon sa mga parameter na itinatag sa bawat konteksto.

4-Transfer: tumutukoy sa pagpapadala at / o paghahatid ng isang dokumento ayon sa mga katangian nito. Sa kasalukuyan maaari itong sumangguni sa isang paghahatid sa pamamagitan ng pisikal na mail o isang paghahatid sa pamamagitan ng email ayon sa kaso.

5-Pamamahagi: ang yugtong ito ay tumutukoy sa mga dokumento na ginagamit ng publiko o kailangan, samakatuwid pagkatapos na nilikha ay kailangang isiwalat sa isang tiyak na pangkat ng mga tao.

6-Kolektibong paggamit: sa kasalukuyan, maaaring isagawa ang mga file para sa ibinahaging paggamit at pag-edit. Ang yugtong ito ay ng kamakailang hitsura at itinuturing na eksklusibo para sa mga digital na dokumento.

7-Konsultasyon: tumutukoy sa yugtong ito kung saan ang mga dokumento ay inayos kasama ang hangarin na maaari silang konsulta. Sa panahon ng prosesong ito, ang mga probisyon sa seguridad at / o pag-access ay napakahalaga, depende sa publiko na inaasahang mai-access ang impormasyon.

8-Archive o pagkawasak: ito ang pangwakas na yugto sa siklo ng buhay ng lahat ng mga dokumento. Ito ay tumutugma sa sandali kung saan ito ay napagpasyahan kung may sapat na halaga sa kasaysayan upang mapangalagaan o sa kabaligtaran, nawasak.

Nangangahulugan

1. Darmouth College. (SF). Ang Ikot ng Buhay ng Dokumento: Mga Kahulugan, Pagsuporta sa Teknolohiya, at Aplikasyon. Nabawi mula sa: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Life cycle ng mga dokumento: Teorya ng 3 edad. Nabawi mula sa: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Ano ang isang Ikot ng Buhay sa Pamamahala ng Dokumento ng Elektronik? Nabawi mula sa: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Lifecycle ng dokumento. Nabawi mula sa: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Life cycle ng mga dokumento - Ang sistema ng archival ng Espanya. Nabawi mula sa: normadat.es.