PETTY CASH REFUND: ANO ITO, DOKUMENTO AT HALIMBAWA - DUDAS - 2025

Ang muling pagbabayad ng petty cash ay ang reimbursement na ginawa sa isang nakapirming pondo na itinalaga sa isang departamento ng kumpanya, para sa halaga ng mga pagbabayad na ginawa ng ganitong paraan, ayon sa ipinapahiwatig sa mga invoice at resibo na ipinakita, upang makumpleto ang ang iyong panimulang halaga sa cash muli.

Ang mga negosyo sa pangkalahatan ay nagpapanatili ng mas maliit na halaga ng cash sa kanilang mga pasilidad upang matugunan ang mga maliliit na iba't ibang mga pagbabayad, tulad ng pagkain at mga kagamitan sa opisina.

Pinagmulan: pixabay.com

Maaaring mayroong maraming mga maliit na lokasyon ng cash sa isang mas malaking negosyo, marahil isa sa bawat gusali o kahit isang bawat departamento. Ang isang hiwalay na sistema ng accounting ay ginagamit upang subaybayan ang mga transaksyon sa maliit na salapi.

Ang ganitong mga pagbabayad ay karaniwang hinahawakan sa pamamagitan ng isang maliit na sistema ng paunang cash, kung saan ang isang halaga ng "pagbabagu-bago ng pera" ay itinalaga. Ito ang maximum na halaga ng cash na maaaring gaganapin sa anumang oras.

Ang ginustong paraan ng paggawa ng isang refund ay sa pamamagitan ng tseke, hiniling sa pamamagitan ng isang nararapat na awtorisado at dokumentado na kahilingan ng tseke.

Ano ang maliit na cash refund?

Upang magtatag ng isang maliit na pondo ng salapi, isang tseke ang nilikha para sa dami ng pondong inilalaan sa partikular na maliit na salapi.

Ang paunang pagpasok ng petty cash journal ay isang debit sa petty cash account at isang kredito sa cash o bank account.

Pagkatapos ay ibinabawas ng deposito ang iba't ibang halaga mula sa maliit na pondo sa salapi bilang kapalit ng mga resibo na may kaugnayan sa anuman ang mga gastos.

Sa puntong ito ay walang entry sa journal. Sa halip, ang balanse ng cash sa petty cash fund ay bumababa habang ang bilang ng mga resibo ay tumataas.

Ang natitirang cash kasama ang kabuuang mga resibo ay dapat sa lahat ng oras ay maging katumbas ng paunang halaga ng mga pondo sa ibabang kahon. Gayunpaman, ang mga pagnanakaw o mga error sa pagpaparehistro ay maaaring magresulta sa isang pagkakaiba-iba ng paunang halaga ng financing.

I-refund

Kapag ang cash balanse sa petty cash fund ay bumaba sa isang mababang antas, ang petty cash custodian ay humiling sa cashier para sa cash reimbursement.

Nakukuha nito ang pigura ng isang kabuuan ng mga resibo na naipon. Nagsusulat ang cashier ng isang bagong tseke para sa buong halaga ng mga resibo at palitan ang tseke na ito para sa mga resibo.

Ang pagpasok sa maliit na journal ng journal ay isang debit sa maliit na cash account at isang kredito sa cash o bank account.

Ang petty cash custodian ay pumapasok sa cash sa petty cash drawer, na dapat ngayon ay naglalaman ng orihinal na halaga ng perang inilalaan para sa pondo.

Lumilikha ang isang kahera ng tala sa journal upang maitala ang mga maliit na cash resibo. Ito ay isang kredito sa petty cash account, at pag-debit ng maraming iba't ibang mga account sa gastos, depende sa binili gamit ang cash.

Mga kontrol

Ang mga matatag na kontrol sa panloob ay kailangang maitatag para sa mga resibo ng cash o disbursement upang maiwasan ang maling pamamahala ng mga pondo at pangalagaan laban sa mga pagkalugi.

- Ang mas maliit na kahon ay dapat itago sa isang ligtas na lugar. Halimbawa, sa isang kahon ng cash.

- Ang responsableng cashier ay dapat na responsable para sa pagpapanatili ng mga invoice na naaayon sa mga pagbabayad na ginawa sa pamamagitan ng maliit na cash.

- Ang mga pagbabayad ng sorpresa sa sorpresa ay dapat na isagawa paminsan-minsan upang matiyak ang katumpakan ng balanse ng cash na ipinahiwatig sa maliit na rehistro ng cash.

- Ang halaga ng cash sa petty cash ay hindi dapat masyadong mataas.

Mga dokumento

Ang bawat kumpanya ay tumutukoy sa mga format na gagamitin at ang pamamaraan na dapat sundin para sa kahilingan sa muling pagbabayad, ngunit mahalagang proseso ang binubuo ng pagsasama-sama ng lahat ng mga pagbabayad na ginawa sa ilalim ng ibabang kahon at ang mga kaukulang suporta.

Mahalaga na ang bawat pagbabayad, kahit na isang minimal, ay suportado ng kani-kanilang invoice o, kung naaangkop, ang katumbas na dokumento, kung saan ang kumpanya o tao na kung saan ginawa ang pagbabayad ay maaaring malinaw na matukoy, para sa mga nauugnay na isyu tulad ng paghawak ng mga ito. ng mga buwis at accounting.

I-refund ang format

Ang tagapag-alaga na responsable para sa paghawak ng petty cash ay dapat punan ang isang voucher na tinatawag na "Refund ng petty cash", na naglilista ng mga gastos na natamo sa isang naibigay na panahon, upang makatanggap ng bayad para sa natupok na pera.

Dapat isumite ng empleyado ang lahat ng mga orihinal na resibo sa gastos na nakakabit sa isang kumpletong form ng muling bayad na cash:

Ang kabuuan ng lahat ng mga invoice at resibo sa format ng reimbursement at ang natitirang magagamit na cash sa maliit na cash ay dapat na katumbas ng halaga ng orihinal na pondo ng advance.

Ang kabuuang na maliit na format ng refund ng cash, kasama ang lahat ng mga indibidwal na pagbabayad, ay ipinadala sa controller para sa pangwakas na pagsusuri at pahintulot.

Voucher ng Disbursement

Upang mabayaran ang halaga ng mga gastos na nagawa ayon sa mga resibo at mga invoice ng petty cash, na nakalista sa dokumento na "petibos na muling pagbabayad ng salapi," isang patunay ng paggasta o pagbabayad ay nabuo, tulad ng ipinakita sa ibaba .

Ang lahat ng mga kasangkot na dokumento ay dapat na nakakabit sa talaan ng accounting voucher ng journal.

Ang form ng refund at pinagmulan ng lahat ng dokumentasyon ay ipinadala sa mga kagawaran ng bayad na account para sa pagproseso.

Ang patunay ng paglabas ay ginawa sa pangalan ng tagapag-alaga ng maliit na salapi, upang ang tseke ay maaaring mailabas sa kanyang pangalan para sa halagang hiniling. Ang refund tseke ay maaaring mapagsangguni nang pribado ng custodian.

Mga halimbawa

Nagpasiya ang Company ABC na maglaan ng $ 100 na cash bilang menor de edad na pondo ng cash sa mga departamento ng operasyon nito, upang direktang maproseso nito ang murang gastos.

Samakatuwid, sa Marso 1 ang pera ng $ 100 ay naihatid. Ang paunang paglalaan ng petty cash ay maitala sa accounting tulad ng sumusunod:

Sa buwan ng Marso, ginawa ng departamento ng operasyon ang mga sumusunod na menor de edad na pagbabayad sa pamamagitan ng maliit na salapi:

- Enero 3: pagbili ng tsaa para sa $ 10.

- Enero 15: pagbili ng stationery para sa $ 50.

- Enero 27: pagbabayad sa tubero para sa $ 20.

Ang mga pagbabayad na ginawa gamit ang maliit na salapi ay maitala sa accounting tulad ng sumusunod:

Ang maliit na cash ay dapat bayaran sa Marso 31. Bilang ang kabuuang gastos para sa buwan ay $ 80, kaya ito ang magiging halaga na ibabayad:

Samakatuwid, hanggang sa Abril 1, ang mas mababang kahon ay muling magkakaroon ng $ 100 na paunang itinalaga dito.

Mga Sanggunian

1. Fordham University (2019). Petty Cash Imprest Funds at Reimbursement. Kinuha mula sa: fordham.edu.
2. Stanford University (2019). Paano Upang: Magbayad ng isang empleyado na may Petty Cash. Kinuha mula sa: web.stanford.edu.
3. Pinasimple ang Accounting (2019). Accounting para sa Petty Cash. Kinuha mula sa: accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Petty cash accounting. Mga tool sa Accounting. Kinuha mula sa: accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Pag-refund ng Petty Cash. Kinuha mula sa: gerencie.com.