EXECUTIVE SECRETARY: PROFILE, KINAKAILANGANG MGA KASANAYAN AT PAGPAPAANDAR - DUDAS - 2025

Ang executive secretary ay isang trabaho o propesyon na nagsisilbing magbigay ng maximum na suporta sa mga mataas na ranggo ng empleyado sa isang kumpanya o samahan. Siya ang siyang mag-ayos at magpapanatili ng iskedyul ng mga ehekutibo at tulungan silang magsagawa ng iba't ibang mga gawain sa administratibo.

Ang layunin ay upang magbigay ng kontribusyon sa pangkalahatang kahusayan ng negosyo sa pamamagitan ng pagtiyak na ang lahat ng mga gawain sa administratibo na nakatalaga sa iyo ay isasagawa sa isang napapanahon at mahusay na paraan. Ang isang sekretarya ay ang taong nagbibigay ng suporta sa administrasyon. Maaari silang magsagawa ng mga gawain tulad ng pagsulat at pag-file, pagsagot sa telepono, at pagpapadala ng mga mensahe.

Pinagmulan: pixabay.com

Sa kabilang banda, ang executive secretary, o katulong sa administratibo, ay gumagawa din ng ilan sa mga aktibidad na iyon, kasama ang pag-uugnay sa opisina, pagsasaliksik ng mga produkto, pakikipag-ugnay sa mga supplier, pag-order ng mga produkto, at paglikha ng isang database. .

Ang mga executive secretary ay karaniwang tumatanggap ng mas mataas na suweldo kaysa sa mga sekretaryo dahil nagsasagawa sila ng mga antas ng mataas na antas at mapabilis ang pagiging produktibo sa opisina.

Kinakailangan na profile

- degree ng Bachelor sa pangangasiwa ng negosyo o mga kaugnay na larangan.

- Napatunayan na karanasan bilang isang executive secretary o isang katulad na papel na administratibo.

- Kailangang maging karampatang paghawak sa Microsoft-Office sa isang komprehensibong paraan, at sa back-office software, halimbawa ng mga sistema ng ERP.

- Malalim na kaalaman sa pangangasiwa ng tanggapan at pangunahing pamamaraan ng accounting, pati na rin ang may-katuturang teknikal na bokabularyo na ginagamit sa industriya.

- Pamilyar sa pangunahing pamamaraan ng pagsasaliksik at mga pamamaraan sa pag-uulat.

- Napakahusay na mga kasanayan sa organisasyon at pamamahala ng oras.

- Natitirang mga kasanayan sa komunikasyon at negosasyon.

- integridad at kumpidensyal.

Ang mga executive secretaries ay dapat na mga propesyonal na mabilis na may mahusay na mga kasanayan sa pamamahala ng oras at kakayahang multitasking. Sa pamamagitan ng kanilang pagsusumikap at kasanayan sa kanilang trabaho na ang mga executive ay maaaring tumutok sa kanilang mga responsibilidad sa pamamahala nang hindi nababahala sa iba pang mga gawain.

Maraming mga tagapamahala ang lubos na umaasa sa kanilang executive secretary upang magkoordina sa mga pang-araw-araw na gawain at panatilihin ang mga ito sa iskedyul. Kinakailangan ang taktika at pagpapahalaga bilang mga katiwala sa oras ng tagapamahala.

Kinakailangan ang mga kasanayan

Ang mga executive secretaries ay dapat na marunong sa mga pangunahing kasanayan tulad ng pagsulat, gramatika, spelling, at bantas, at magkaroon ng karanasan sa paggamit ng kagamitan sa opisina at karaniwang mga aplikasyon ng software tulad ng pagproseso ng salita, mga spreadsheet, at graphics.

Pareho, dapat silang magkaroon ng mahusay na mga kasanayan sa pamamahala ng oras at ang kakayahang epektibong hawakan ang iba't ibang mga responsibilidad.

Sa kabilang banda, ang isang executive secretary din ay nangangailangan ng iba pang mga katangian, tulad ng mabuting paghuhusga, diplomasya, pagpapasya at kakayahang malutas ang mga problema sa awtonomya.

Kailangan nila ng malakas na kasanayan sa komunikasyon upang makihalubilo sa publiko, magsulat ng mga ulat at suriin ang mga publikasyon.

Aktibong makinig

Kailangan mong malaman kung paano bigyang-pansin ang sinasabi ng ibang tao, na gumugol ng oras upang maunawaan ang mga punto na ginagawa, pagtatanong ng naaangkop, at hindi makagambala sa hindi naaangkop na mga oras.

Pag-unawa sa pagbasa

Ang buong pag-unawa sa mga nakasulat na pangungusap at talata sa mga dokumento na may kaugnayan sa trabaho.

Pamamahala ng oras

Alamin kung paano mahusay na pamahalaan ang parehong iyong sariling oras, pati na rin ang oras ng iba.

Alam kung paano magsalita

Makipag-usap nang malinaw sa ibang mga tao upang maipahayag nang epektibo ang impormasyon.

Pagsusulat

Magkaroon ng mabisang komunikasyon sa pagsulat, na naaangkop sa mga pangangailangan ng madla.

Kritikal na pag-iisip

Ang paggamit ng lohika at pangangatuwiran upang matukoy ang mga kalakasan at kahinaan ng mga solusyon, konklusyon, o mga alternatibong pamamaraan sa mga problemang lumabas.

Aktibong pag-aaral

Unawain ang mga implikasyon ng mga bagong impormasyon para sa kasalukuyan at hinaharap na paglutas ng problema at paggawa ng desisyon.

Koordinasyon

Pagsasaayos ng mga aksyon na may kaugnayan sa kilos ng iba.

Pagsusuri

Suriin at suriin ang pagganap ng sarili, ibang mga tao o organisasyon, upang gumawa ng mga pagpapabuti o gumawa ng mga hakbang sa pagwawasto.

Mga Tampok

Ang isang executive secretary ay maaaring maging responsable para sa maliit na cash at accounting, ngunit maaari ring pamahalaan ang isang badyet. Maaari kang mag-publish ng mga artikulo sa isang website, ngunit maaari mo ring disenyo at pamahalaan ang website.

Maaari kang magpasok ng data sa isang spreadsheet na iyong dinisenyo at ginamit para sa iyong mga function sa pag-uulat.

Ang isang executive secretary ay maaaring mangasiwa sa mga kawani ng administratibo. Kadalasan ang mga ulat nang direkta sa CEO, at maaaring i-endorso ang isa o higit pang mga senior executive.

Mga responsibilidad

Pansin sa mga executive

- Panatilihin ang agenda ng mga ehekutibo at tumulong sa pagpaplano ng mga tipanan, mga pagpupulong sa board, kumperensya, atbp.

- Dumalo sa mga pagpupulong upang maghanda ng mga minuto minuto at minuto, pagkatapos ay iipon, isulat at ipamahagi ang mga ito.

- Gawin ang lahat ng mga kaayusan sa paglalakbay para sa mga executive: pagbili ng tiket, reserbasyon sa hotel, paghahatid ng mga gastos sa paglalakbay, pamamahala at pagsusuri ng may kaugnayan na dokumentasyon, atbp.

- Isakatuparan ang ipinag-uutos na pagsisiyasat, mangolekta ng data at maghanda ng mga dokumento o ulat para sa pagsasaalang-alang at pagtatanghal ng mga executive, komite, at mga lupon ng mga direktor, tulad ng itinalaga.

- Hawak ang mga lihim na dokumento, tiyaking mananatiling protektado at ligtas.

Panloob at panlabas na pakikipag-ugnay

- Tumanggap at mag-filter ng mga tawag sa telepono, pag-redirect ng mga ito sa naaangkop na tao kapag maginhawa.

- Pamahalaan, unahin at ipamahagi ang lahat ng papasok o papalabas na sulat (email, titik, fax, mga pakete, atbp.), Pagbabasa at pagsusuri ng mga papasok na memo, mga presentasyon at ulat upang matukoy ang kanilang kahalagahan at planuhin ang kanilang pamamahagi.

- Maghanda ng mga sagot sa pagsusulatan na naglalaman ng mga regular na katanungan.

- Subaybayan ang paggamit ng mga supply ng opisina at makipag-ayos sa mga term sa mga supplier upang matiyak na ang mga order ay mas kumikita.

- Makipagpulong sa mga indibidwal, mga espesyal na grupo ng interes at iba pa, sa ngalan ng mga executive, komite at board ng mga direktor.

- Maligayang pagdating ng mga bisita at alamin kung dapat ba silang mabigyan ng access sa mga tiyak na tao.

Suporta sa administratibo

- Panatilihin ang mga rekord ng electronic at papel sa file, tinitiyak na ang impormasyon ay naayos at madaling ma-access para sa mabilis na pagkuha.

- Maghanda ng mga invoice, ulat, liham, pahayag sa pananalapi at iba pang mga dokumento, gamit ang software sa pagproseso ng salita, mga spreadsheet, database at / o mga presentasyon, na nagbibigay din ng kaukulang tulong sa accounting.

- Magsagawa ng pangkalahatang mga gawain sa tanggapan, tulad ng pagpapanatili ng mga sistema ng pangangasiwa at pagsasagawa ng mga pangunahing gawain sa accounting.

- Makipag-ugnay at direktang mga serbisyo sa tanggapan, tulad ng mga talaan at pagbabadyet, upang tulungan ang mga ehekutibo.

- Itaguyod at pangasiwaan ang mga patakaran at pamamaraan ng administratibo, kapwa para sa mga empleyado sa opisina, pati na rin para sa samahan.

- Suriin ang mga kasanayan at pamamaraan ng pagpapatakbo upang matukoy kung ang mga pagpapabuti ay maaaring gawin sa mga lugar tulad ng daloy ng trabaho, pag-uulat ng mga pamamaraan, o gastos.

- Pangasiwaan at sanayin ang iba pang mga tauhan ng administratibo.

Mga Sanggunian

1. Magagawa (2018). Deskripsyon ng trabaho ng Kalihim ng Ehekutibo. Kinuha mula sa: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Ang Pagkakaiba sa pagitan ng isang Kalihim at isang Executive Secretary. Trabaho - Cron. Kinuha mula sa: work.chron.com.
3. Planner ng Karera (2018). Executive Secretary at Administrative Assistant. Kinuha mula sa: job-deskrip.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Deskripsyon ng Executive Secretary. Kinuha mula sa: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Mga responsibilidad sa Kalihim ng Executive. Kinuha mula sa: bestsampleresume.com