ANG 7 PANGUNAHING PAG-ANDAR NG ISANG KATULONG SA ADMINISTRATIBO - JOB - 2025

Ang mga pag- andar ng isang katulong na pang-administratibo ay mga gawain ng tulong at saliw sa normal na mga aktibidad na binuo ng isang kumpanya. Samakatuwid, ang mga ito ay mahalaga para sa isang mahusay na operasyon ng pareho.

Ang mga aktibidad na ito ay karaniwang variable ayon sa lugar ng negosyo ng kumpanya kung saan sila nagtatrabaho. Halimbawa, sa mga dalubhasang tanggapan tulad ng mga firms ng batas, ang mga katulong ay karaniwang may tiyak na pagsasanay upang maisagawa ang ilang mga aktibidad.

Gayunpaman, may mga function na karaniwang sa lahat ng mga lugar na karaniwang umiikot sa pamamahagi at pamamahala ng impormasyon sa loob ng opisina. Kasama dito ang pamamahala ng mga dokumento, archive, at pag-aayos ng mga kaganapan.

Ngunit ang mga aktibidad na ito ay maaaring maging mas malawak. Sa ilang mga okasyon, dapat ding alagaan ng mga katulong sa administratibo ang pagproseso ng impormasyon sa accounting at ginagarantiyahan din ang pagpapatakbo ng mga mapagkukunang teknolohikal ng kumpanya.

Ang 7 pangunahing pag-andar ng isang katulong sa administratibo

1- Pamamahala ng dokumento

Ang isa sa mga pangunahing pag-andar ng isang katulong sa pamamahala ay upang matulungan ang mga miyembro ng tanggapan na may dokumento at pamamahala ng file.

Karaniwan ang gawaing ito ay nauugnay sa imbakan, samahan at pamamahala ng mga file.

Gayunpaman, sa ilang mga okasyon ay kinakailangan din para sa kanila na magsulat, mag-edit at magsuri ng mga dokumento.

Sa ilang mga kumpanya hiniling pa silang kumuha ng pagdidikta ng mga titik o tala at itala ang mga minuto ng mga pagpupulong na nagaganap.

Sa ilang mga kaso, halimbawa pagdating sa isang firm ng batas, ang dalubhasang pagsasanay ay kinakailangan upang matupad ang mga pagpapaandar na ito: ang pang-administratibong katulong ay kailangang maunawaan ang mga terminolohiya at mga ligal na pamamaraan.

Sa kabilang banda, ang mga katulong sa administratibo na nagtatrabaho sa loob ng larangan ng medikal ay nangangailangan ng iba't ibang mga kasanayan. Dapat silang magkaroon ng kinakailangang pagsasanay sa pakikitungo sa mga pasyente at pagbabasa ng mga ulat sa medikal.

2- Pagpaplano ng Kaganapan

Ang pagpaplano ng kaganapan sa tanggapan ay madalas ding responsibilidad ng mga katulong sa administratibo. Ang laki ng responsibilidad na ito ay maaaring variable ayon sa laki ng kumpanya.

Ang isang kaganapan ay maaaring simpleng pagpupulong o tanghalian sa negosyo, ngunit maaari rin itong maging isang mas malaking kumperensya o partido ng korporasyon.

Sa alinmang kaso, dapat na pamahalaan ng dumalo ang lahat ng mga pamantayan na may kaugnayan sa kaganapan.

Kasama dito ang pakikipag-ugnay sa mga vendor, paggawa ng mga reserbasyon, pagpili ng mga menu at palamuti. Ngunit kasama rin dito ang pakikipag-ugnay, pag-anyaya at pagkumpirma ng mga dadalo, tagapagsalita at tagapag-aralin kung kinakailangan ito.

3- In-person pansin sa mga gumagamit at mga bisita

Ang serbisyo sa customer ay karaniwang isa sa mga pinaka-karaniwang gawain para sa mga katulong sa administratibo. Ang madla kung saan nakatuon ang atensyon ay palaging nakasalalay sa laki ng kumpanya at oryentasyon nito sa negosyo.

Para sa mga maliliit na negosyo na nagsisilbi nang direkta sa publiko, maaaring kailanganin ang katulong ng administratibo upang matugunan ang mga customer.

Kapag nangyari ito, ang kanilang trabaho ay naglalayong gabayan at maglingkod sa kanila sa kanilang pagdaan sa pamamagitan ng mga pasilidad ng kumpanya.

Sa mga mas malalaking kumpanya, ang dumadating na katulong ay kailangang dumalo sa mga bisita ng ibang kalikasan tulad ng mga kasosyo o malalaking tagapagtustos.

Sa kasong ito, ang kanilang misyon ay gagabay sa kanila sa katuparan ng kanilang pakay at mga pagpupulong sa pamamahala o iba pang mga lugar ng kumpanya.

4- Telepono at virtual na atensyon

Ang kategorya ng serbisyo ng customer ay may kasamang telepono at virtual na tulong. Sa kaso ng tulong sa telepono, ang oryentasyon ng mga kliyente at kasosyo ay kasama, pati na rin ang samahan at pamamahala ng mga agenda.

Pagdating sa virtual na pansin, ang mga gawain ay depende sa mga channel na ibinigay ng kumpanya para sa serbisyo ng customer o pamamahala ng impormasyon.

Sa ilang mga kaso, nagsasangkot ito sa paghawak ng email, pagtugon, pagpapasa o pag-archive ng mga mensahe kung kinakailangan.

Sa iba pang mga kaso, kapag ang mga virtual channel ng komunikasyon ay mas magkakaibang, maaaring isama ang iba pang mga gawain, tulad ng pagdalo sa publiko sa pamamagitan ng mga chat system o kahit na pagsagot sa mga tanong sa pamamagitan ng mga social network ng kumpanya.

Sa mga malalaking kumpanya kadalasan para doon ay mga tauhan na partikular na nakatuon sa pagdalo sa mga channel ng komunikasyon na ito. Kung maliit ang mga negosyo, ang gawaing ito ay madalas na naiwan sa mga katulong sa administratibo.

5- Pangangasiwa ng mga agenda

Ang pamamahala ng mga agenda ay madalas na isa sa mga pinakamahalagang gawain para sa mga katulong sa administratibo.

Kasama sa responsibilidad na ito ang pagtanggap ng mga kahilingan para sa mga appointment at pulong sa pamamagitan ng telepono, sa personal o online, at pag-aayos ng mga ito sa agenda ayon sa tinukoy na pamantayan.

Kasama rin dito ang pag-iskedyul ng mga pagpupulong sa loob at labas ng kumpanya, mga pananghalian sa trabaho at mga paglalakbay sa negosyo.

Sa mga huling kaso ito rin ang responsibilidad ng katulong na mag-book ng mga flight, hotel, restawran o mga silid ng pagpupulong kung kinakailangan.

6- Accounting

Ang mga katulong sa administratibong kung minsan ay may pananagutan sa pagsubaybay at pag-record ng mga gastos na nagaganap sa loob ng kumpanya. Ang mga tungkulin na ito ay maaaring maging simple, tulad ng pagrekord ng ilang mga gastos sa isang spreadsheet.

Sa ilang mga kaso, ang katulong ay kinakailangan na magkaroon ng pagsasanay para sa pagbuo ng mas kumplikadong mga gawain. Halimbawa, ang iyong mga responsibilidad ay maaaring magsama ng pag-uulat ng accounting sa pamamahala.

Kadalasan nakasalalay ito sa laki ng kumpanya. Ang isang malaking kumpanya ay karaniwang may mas dalubhasang tungkulin; sa mga ito, ang impormasyon sa accounting ay pinamamahalaan ng isang tao na upahan para sa hangaring iyon.

Gayunpaman, ang isa sa mga pangunahing kasanayan para sa anumang katulong sa administratibo ay ang mastering software sa accounting ng opisina, tulad ng Microsoft Excel.

7 Pamamahala sa teknolohikal

Ang pamamahala ng mga mapagkukunang teknolohikal ay bahagi din ng mga pagpapaandar ng mga katulong sa administratibo. Sa kahulugan na ito, ang iyong responsibilidad ay upang matiyak na ang lahat ng mga tool na kinakailangan para sa pagpapatakbo ng kumpanya ay gumana nang maayos.

Kasama dito ang paggawa ng mga backup na kopya ng impormasyon na nilalaman sa kagamitan sa computer at pag-update ng antivirus, bukod sa iba pang mga gawain.

Sa kabilang banda, kasama nito ang pamamahala ng mga kagamitan tulad ng mga projector at laptop.

Ipinapahiwatig din nito ang pagbabago at pagpapanatili ng kagamitan na kinakailangan para sa normal na pag-unlad ng mga aktibidad na nasa ilalim ng responsibilidad nito.

Hindi ito upang sabihin na ang katulong ng administratibo ay dapat magkaroon ng kaalaman sa teknikal. Ang gawain nito ay partikular na binubuo sa pag-upa ng mga tauhang panteknikal upang isagawa ang pagpapanatili ng kagamitan na pana-panahon upang maiwasan ang mga paglaho.

Mga Sanggunian

1. Bucky, J. (2017). Ang Mga Tungkulin sa Trabaho ng Mga Sekretaryo ng Ehekutibo at Mga Katulong sa Pamamahala. Nabawi mula sa: thebalance.com
2. Tagabuo ng Karera. (2016). Nagtatrabaho bilang isang katulong sa pamamahala - Isang mahusay na pagpipilian para sa mga generalista. Nabawi mula sa: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Ano ang Ginagawa ng isang Medical Administrative Assistant? Nabawi mula sa: rasmussen.edu
4. Pag-aaral.com. (SF). Mga Tungkulin ng isang Administratibong Katulong. Nabawi mula sa: study.com